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【拝啓・敬具・挨拶文の書き方や位置は?】ビジネスでの手紙の書き方

ビジネス

ビジネスのやりとりはメールが主流になりましたが、手紙を書く機会も多くあります。
社外向けの手紙には、「拝啓・敬具を入れる」といった様々なマナーがあります。誤った書き方をしてしまうと、相手に失礼な印象を与えかねません。

そこで今回の記事では、ビジネスレターの書き方を徹底解説します。ぜひマスターしておきましょう!

ビジネス文書の基本構成

社外向け文書は主に【前文】【主文】【末文】の3つのパーツで構成されています。次の送付状を例に、各パーツをご説明します。

前文

書き出しのあいさつ文のこと。
「拝啓」などの【頭語】から始まります。その後【時候の挨拶】・【相手の発展や健康を喜ぶ言葉】・【日頃のお礼】の順に続きます。

主文

本題のこと。
通常は「さて、」で区切ったあとに書きはじめます。

末文

締めのあいさつ文のこと。
【相手の発展や健康を祈る言葉】や、「今後ともご用命賜りますようお願い申し上げます」といった【締めの言葉】を書きます。
最後に「敬具」などの【結語】を書きます。

他に相手に伝えたいことがなければ【末文】で終わりです。
【主文】の内容について詳細を伝えたい場合には、この後に【記】を付け加えます。

【主文】の内容に関して、詳細を伝えたい場合に付け加えるパーツです。
「記」と書いた後に、伝えたいことを箇条書きにします。

例文は送付状なので、送付物を箇条書きにしています。案内状の場合は、日時や場所・会場へのアクセス方法などを箇条書きにします。

【記】を書き終えたら「以上」で締めくくります。

頭語と結語の組み合わせ一覧

「拝啓には敬具」といったように、頭語・結語の組み合わせ方にはルールがあります。
基本は「拝啓・敬具」ですが、手紙の内容によっては他の頭語・結語を用いる場合もあります。

通常の手紙

【頭語】拝啓 【結語】敬具

一般的な手紙に使われる頭語・結語です。

儀礼的な手紙

【頭語】謹啓 【結語】敬白・敬具

「拝啓・敬具」より丁寧で改まった言葉。普通の手紙よりもさらに強い敬意を示したい場合に使います。
「拝啓・敬具」との使い分け方に明確なルールはありませんが、次のような場面で使われることが多いです。

  1. 会社として出す手紙(役員交代のお知らせ、会社の設立や移転の連絡)やお礼状・重要な手紙。
  2. 相手が目上で、普段は直接やりとりのない方の場合(親しい相手には「拝啓・敬具」を使います)。

急ぎの手紙

【頭語】急啓・急白 【結語】草々

挨拶を省略してすぐ本題に入った方がよいような、急ぎの用件で使います。
「急啓(急白)」を使ったときは【前文】を省略し、いきなり【主文】から書き始めます。
お詫び状や、災害のお見舞いで使われることが多いです。

相手からの手紙に返信する場合

【頭語】拝復 【結語】敬具

相手からの手紙に返信する際に使います。

頭語・結語を入れない場合(年賀状、暑中見舞い、喪中礼状、お見舞い、弔事など)

年賀状や暑中見合い、喪中礼状、お見舞い、弔事の手紙には頭語・結語を用いません。

【前文】に入れる挨拶の書き方

前文の挨拶は、【時候の挨拶】・【相手の発展や健康を喜ぶ言葉】・【日頃のお礼】の順に書きます。

1.時候の挨拶

時候の挨拶は「○○の候」といった書き方をします(「初春の候」など)。
○○には送付する時期や実際の気候に合った言葉を入れましょう。よく使われる言葉をご紹介します。

季節を問わずに使える「時下」

季節に関係なく使える、便利なワードが「時下」です。
時下は「このところ」という意味を持ち、「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった使い方をします。

「時下」は手軽ですが、「時下」よりも季節の言葉を入れた方が相手に丁寧な印象を与えられます。
送付状など頻繁に送るものは「時下」、その他の手紙には季節の言葉を入れる、といったように使い分けるのがおすすめです。

2.相手の発展や健康を喜ぶ言葉

相手が企業や店舗の場合は【相手の発展を喜ぶ言葉】、相手が個人の場合は【相手の健康を喜ぶ言葉】を入れましょう。例文をご紹介します。

■ 企業や店舗あての手紙の場合

「貴社(貴店)ますますご発展(ご清栄)のこととお喜び申し上げます。」

■ 個人にあてた手紙の場合

「ますますご清祥(ご健勝)のこととお喜び申し上げます。」

3.日頃のお礼

次のような【日頃の感謝の言葉】を述べます。

「平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。」
「平素は一方ならぬご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」

【末文】に入れる挨拶の書き方

主文を書き終えたら、末文で締めの挨拶をします。【相手の発展や健康を祈る言葉】や【締めの言葉】を書き、最後に【結語】で締めくくります。
よく使われるものをご紹介します。

■ 「今後もよろしくお願いします」で締めくくる場合

「今後ともお引き立てくださいますよう、よろしくお願いいたします。」
「今後ともご用命賜りますようお願い申し上げます。」

■ 連絡の手紙

「まずは、取り急ぎご連絡申し上げます。」

■ 贈答品を送ったとき

「ご笑納ください。」

■ 挨拶の手紙

「まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。」

■ 資料などを送付したとき

「ご査収のほどよろしくお願いいたします。」

■ 出席をお願いしたとき

「ご多忙と存じますが、万障お繰り合わせのうえ、ご来臨賜りますようお願い申し上げます。」

■ 人を紹介したとき

「ご引見くださいますようお願い申し上げます。」

ビジネスレターの例文(懇親会の案内・お礼状・お詫び状)

懇親会の案内・お礼状・お詫び状の3パターンについて、具体的な例文をご紹介します。

案内状(取引先宛ての、懇親会の案内)

拝啓 春暖の候 貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。平素はひとかたならぬご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて早速ではございますが、日頃のご愛顧、ご厚情への感謝の意を込めまして、以下の通り懇親会を開催させていただきたく存じます。
 ご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせの上、何とぞご来臨賜りますようお願い申し上げます。

敬具

       ・日時:2020年〇月〇日(金) 18時~20時
       ・会場:ムテキスタービル8F「マンマミー屋」
           住所:神奈川県横浜市……
           Tel:045-785-3434
       ・アクセス:横浜市営地下鉄センター北駅より徒歩5分
       ・お問い合わせ先:株式会社万里夫兄弟  
                総務部 桃井美姫
                Tel:045-……

以上

案内状の場合は【主文】【末文】で相手に出席をお願いし、そのあと【記】で詳細を伝えます。
相手に仕事などの予定を調整していただいて来ていただくことになりますので、「ご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせの上〜」と相手の忙しさを気遣う言葉を入れるのがマナーです。

お礼状(お中元をいただいたお礼)

謹啓 盛夏の候 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。
  さて、このたびはご丁重なお中元の品をお送りいただき、誠にありがとうございました。心より御礼申し上げます。
 貴社のますますのご発展をお祈りいたしますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。
 まずは略儀ながら書中にて御礼申し上げます。

敬白

正式なお礼状は縦書きの便箋に書きます。小さな出来事に対するお礼であれば、略式でハガキに書くことが多いです。
お礼状の【頭語・結語】は「拝啓・敬具」でもOKですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合には「謹啓・敬白」を使いましょう。

お詫び状(商品に不具合があったことを謝罪)

急啓 このたびは納品物に製本ミスがございましたこと、誠に申しわけなく、深くお詫び申し上げます。
 ご返送いただきました商品を改めて確認いたしましたところ、1,000部中500部に同様の欠陥があることがわかりました。
 代替品をただいま印刷中で、○月〇日午前中着でお送りいたします。お待たせしてしまい大変申し訳ございません。
 原因につきましては現在調査を進めておりますので、わかり次第改めてご報告申し上げます。
 今後は同様の失態が起きないよう十二分に注意を払ってまいりますので、どうか今後ともお引き立てを賜りますよう、伏してお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます。

草々

重大なミスを犯してしまった場合は、お詫び状の頭語・結語は「急啓・草々」とし、【前文】を省略します。
【前文】を入れるか否かは、相手と会って会話している状況をイメージするとわかりやすいです。大きなミスを犯して謝罪しなければならないときには、相手と会ったらすぐに頭を下げますよね。

まとめ

ビジネス文書——特に社外向けのものは、相手に失礼な印象を与えないよう、きちんとマナーに則して書かなくてはいけません。
決まりごとが多いですが、基本的なつくりを理解すれば書くのがぐっと楽になります。 ぜひこの記事をご活用ください。

WRITER

K2

印刷物・Web・動画制作会社「NET SANYO」の中の人。ホラーゲームが好き。