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新入社員必見!報連相の5つのポイント(具体例つき)

ビジネス

こんにちは!K2です。

社会人に欠かせないスキルといえば、報連相(報告・連絡・相談)!
働く中で、報連相の大切さを実感することはとても多いと思います。

ではどのような報連相を行えば、仕事をスムーズに進めることができるのでしょうか?

今回は上司へ報連相をする際、押さえておかなければならないコツ5つをお話しします。

上司から言われる前に報告する(実行前・中間・終了時)

依頼された仕事が終了したときは、上司から「あの仕事、どうなったの?」と訊かれる前に報告しましょう。

時間のかかる仕事の場合には「これから取り掛かります」「今こういった状況です」といった中間報告もすると良いでしょう。

何か問題が発生して上司に伝えるときには、解決策・代替案を提示する

何か問題が発生し、上司の指示通りに仕事が完了できない場合もあるかと思います。

上司に速やかに相談するのはもちろんですが、その際、解決策・代替案も伝えるようにしましょう。

例えば、急な出張を命じられたため、以前お願いされていた資料作成の仕事が終わりそうにない場合。
まずは悪い相談の仕方をご紹介します。

「○○の資料の作成ですが、出張が入ってしまったので金曜日の納期に間に合いません。どうしましょう?」


資料作成が間に合わないことは伝わりますが、上司が知りたいのは「じゃあいつまでならできるの?」ということ。
次に、良い相談の仕方です。

「○○の資料の作成ですが、出張が入ってしまったため金曜日の納期に間に合いそうもありません。
来週月曜日中までにしていただけないでしょうか?」


このように代替案を伝えると、上司は「納期を伸ばそう」あるいは「月曜日中では遅いから他の人に頼もう」といった判断がしやすくなります。

結論から先に言って、理由・経過を後で伝える

理由、経過が長くなってしまうときには、結論から先に伝えるようにしましょう。

2番と同じシチュエーションを例として、ご説明します。
まずは悪い相談の仕方です。

「○○の資料の作成ですが、金曜日中が納期ですが木曜日は出張ですよね。
資料作成に必要なデータがもらえるのが木曜日朝ですし、金曜日は別の仕事で予定が埋まっているので納期に間に合いそうもありません。
来週月曜日中までにしていただけないでしょうか?」


上司が一番知りたいのは結論
上の例では結論がなかなか出てこないため、回りくどいですし、結局何が言いたいのか伝わりづらいです。
では次に、良い相談の仕方をご紹介します。

「○○の資料の作成ですが、出張が入ってしまったため金曜日の納期に間に合いそうもありません。
来週月曜日中までにしていただけないでしょうか?」


まずはこのように結論を言い切ってしまいましょう!
その後で、必要があれば

「資料作成に必要なデータがもらえるのが出張当日の木曜日朝なのです。
金曜日は別の仕事で予定が埋まってしまっているのです。」

などと理由を説明するようにしましょう。

配慮で始まり、感謝で終わる

報連相の前に、「○○についてご相談したいのですが、今お時間よろしいでしょうか?」などと上司を配慮する一言を入れましょう。

会話の終わりには「ありがとうございました」と感謝で締めくくります。

このように、報連相は上司の都合に配慮して行うのが大切です。
ただしトラブルなどの緊急事態は、報告が遅くなればなるほど事態が悪化してしまいます。
「お忙しいところ申し訳ありませんが、緊急ですので…」と急ぎである旨を伝えましょう。

要件が複数ある場合には、件数を先に伝える

複数報告・連絡・相談事項がある場合は、「ご報告したいことが3つあります。まず1つ目は…」と先に件数を伝えてから話し始めるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?

新入社員の皆様はぜひこれらのポイントに気をつけ、報連相を徹底してくださいね。
私たち既存社員も、長年勤務するうちに報連相が疎かになっていないか見直してみましょう!

ではでは、K2でした。

WRITER

K2

印刷物・Web・動画制作会社「NET SANYO」の中の人。ホラーゲームが好き。