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分かりやすい文章を書くコツ 基本の5ポイント

ビジネス

こんにちは、K2です。

皆様、文章を書くのはお好きですか?
「正直、あんまり」…という方!

今回は、文章を書くのが不得意な方でも、簡単に文章力を向上できる5つのポイントをご紹介いたします。

誰でも簡単!分かりやすい文章を書くための3つのコツ」でも文章力UPの方法をお話ししましたが、本日は以前ご紹介できなかったポイントをまとめてみました。

業務にお役立ていただければ幸いです。
では早速いきましょう!

1.主語と述語の組み合わせを意識する

以下の例文をご覧ください。

「私たちがこのイベントを企画した目的は、地元の方々に金沢区の魅力を再発見していただきたいと思いました。」

この文章の述語は「思いました」です。
「思う」のは人間なので、主語は「イベントを企画した目的」ではなく、企画した人物でなくてはいけません。

「主語は何か?述語は何か?」を意識して書き直してみましょう!

「私たちは、地元の方々に金沢区の魅力を再発見していただきたいと思い、このイベントを企画しました。」

2.過剰な敬語を使わない

「土方部長様が昨日おっしゃられた件につきまして、資料をお送りいたします。」

丁寧な文章を書こうと思うあまり、二重敬語を使ってしまったり余分な言葉を入れてしまっていませんか?
文章を書いたら必ず読み返し、読み手にくどい印象を与えないかチェックしましょう。

「土方部長が昨日おっしゃった件につきまして、資料をお送りいたします。」

3.要点を先に書く

以下の例文をご覧ください。

「今年ももう10月ですね。
10月といえば、古代ケルトでは、10月31日の夜に死後の世界への扉が開き、亡くなった方の霊が帰ってくると考えられていました。
ところがその中に紛れ、悪霊もやってきてしまうのです。
人々は恐ろしい仮装をすることで悪霊を追い払い、身を守ったそうです。
意外にもこれが、現代では楽しいイベントとして定着しているハロウィンの由来なのです。」

文章では結論・要点を早く伝えることが大切です。

要点がなかなか分からないと、読み手は「結局何が言いたいんだ?」とじれったく感じてしまい、読むのをやめてしまう可能性があります。

要点が先に来るよう修正すると、以下のようになります。

「今年ももう10月ですね。
10月といえば、皆様はハロウィンの由来をご存知でしょうか?
古代ケルトでは、10月31日の夜に死後の世界への扉が開き、亡くなった方の霊が帰ってくると考えられていました。
ところがその中に紛れ、悪霊もやってきてしまうのです。
人々は恐ろしい仮装をすることで悪霊を追い払い、身を守ったそうです。
現代では楽しいイベントとして定着しているハロウィンですが、意外な由来があるのですね。」

4.箇条書きを活用する

以下の例文をご覧ください。

ゆで卵の作り方をご紹介します。

卵をあらかじめ冷蔵庫の外に出し、常温にしておきます。鍋に卵と、卵がひたるぐらいの水を入れ、火にかけます。卵を時々菜箸でひっくり返しながら温めます。沸騰したら弱火にし、7分ゆでます。7分経ったら卵を冷水につけ、殻を割ります。


作業手順や複数のポイントを伝えたい場合には、箇条書きを活用しましょう。

ゆで卵の作り方をご紹介します。

  • 卵をあらかじめ冷蔵庫の外に出し、常温にしておきます。
  • 鍋に卵と、卵がひたるぐらいの水を入れ、火にかけます。卵を時々菜箸でひっくり返しながら温めます。
  • 沸騰したら弱火にし、7分ゆでます。
  • 7分経ったら卵を冷水につけ、殻を割ります。

5.読者を意識する

「<印刷用紙の厚さについて> 四六判73kgは厚さ0.09mm程度、四六判135kgは厚さ0.17mm程度です。用途に合わせた紙をお選びください。」


印刷会社に勤務されている方や印刷物を発注し慣れている方なら「この説明で充分だ」と感じるかもしれません。
しかし一般の方は「73kg」「0.09mm」などと説明されてもピンとこないのではないでしょうか?

ターゲットを意識した文章づくりを心がけましょう!

「<印刷用紙の厚さについて> 四六判73kgはコピー用紙と同程度、四六判135kgは一般的なポスターと同程度の厚みです。用途に合わせた紙をお選びください。」

まとめ

いかがでしたか?

以上のポイントに気をつけていただければ、きっとすっきり読みやすい文章を書けると思います!

ぜひ参考にしてみてくださいね。
ではでは、K2でした。

WRITER

K2

子ども(一歳8か月)がスーパーの肉を「パパ!」って呼んでた。