こんにちは、NET SANYOのK2です。

文章を書くことに苦手意識のある方は多いと思います。なぜかは良く分からないけれど、自分の書いた文章は変、読みづらい……なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか？

しかしいくら苦手でも「書くこと」からは逃れられません。ほとんどの職種では、メールや書類作成等で毎日文章を書かなくてはなりません。文章力は働く上での必須スキルの１つともいえるでしょう。

そこで今回は、文章を書くのが不得意な方でも簡単に文章力を向上できる、5つのポイントをご紹介いたします。

「誰でも簡単！分かりやすい文章を書くための3つのコツ」でも文章力UPの方法をお話ししましたが、本日は以前ご紹介できなかったポイントをまとめてみました。

業務にお役立ていただければ幸いです。では早速どうぞ。

1.主語と述語の組み合わせを意識する

一つ目のポイントは「主語と述語の組み合わせを意識すること」です。まず以下の例文をお読みください。

「私たちがこのイベントを企画した目的は、地元の方々に金沢区の魅力を再発見していただきたいと思いました。」

なんだか違和感がありますよね。その原因は、主語と述語の組み合わせが合っていないことです。
この文章の主語は「このイベントを企画した目的」、述語は「思いました」となっています。でも「思った」のは、イベントの企画者である「私たち」ですよね。「思いました」と述語にするのであれば、主語は「私たち」でなくてはなりません。

主語が「私たち」になるように書き換えてみましょう。

「私たちは、地元の方々に金沢区の魅力を再発見していただきたいと思い、このイベントを企画しました。」

2.過剰な敬語を使わない

2つ目のポイントは、「過剰な敬語を使わない」です。以下の例文をお読みください。

「土方部長様が昨日おっしゃられた件につきまして、資料をお送りいたします。」

二重敬語（○○部長＋様）や、回りくどい表現（おっしゃられた）が入っており、冗長な印象を与えてしまっています。

目上の方に宛てた文章の場合、丁寧に書こうとし過ぎて二重敬語を入れてしまうことがあるかと思います。敬語を必要以上に盛らず、適切な使い方を心掛けましょう。

例文を正しい表現に直すと、以下のようになります。

「土方部長が昨日おっしゃった件につきまして、資料をお送りいたします。」

3.要点を先に書く

3つ目のポイントは「要点を先に書く」ということです。次の例文をご覧ください。

「今年ももう10月ですね。
古代ケルトでは、10月31日の夜に死後の世界への扉が開き、悪霊がやってくると考えられていました。人々は恐ろしい仮装をすることで悪霊を追い払い、身を守ったそうです。
意外にもこれが、現代では楽しいイベントとして定着しているハロウィンの由来なのです。」

まどろっこしい印象を受けませんでしたか？その原因は、最後まで読まないと「ハロウィンの由来についての話」だと分からないためです。

文章では結論（要点）を早く伝えることが大切です。
要点が分からないと、読み手は「何が言いたいんだ？」と感じてしまい、途中で読むのをやめてしまうかもしれません。

例文を修正すると、次のようになります。

「今年ももう10月ですね。
10月といえば、皆様はハロウィンの由来をご存知でしょうか？
古代ケルトでは、10月31日の夜に死後の世界への扉が開き、悪霊がやってくると考えられていました。人々は恐ろしい仮装をすることで悪霊を追い払い、身を守ったそうです。
現代では楽しいイベントとして定着しているハロウィンですが、意外な由来があるのですね。」

4.箇条書きを活用する

4つ目のポイントは「箇条書きを活用する」です。次の例文をお読みください。ゆで卵のレシピです。

ゆで卵の作り方をご紹介します。

卵をあらかじめ冷蔵庫の外に出し、常温にしておきます。鍋に卵と、卵がひたるぐらいの水を入れ、火にかけます。卵を時々菜箸でひっくり返しながら温めます。沸騰したら弱火にし、７分ゆでます。7分経ったら卵を冷水につけ、殻を割ります。

読みづらいですよね。作業手順を伝える場合や、ポイントが複数ある場合には箇条書きを活用し、見やすくまとめましょう。

ゆで卵の作り方をご紹介します。

• 卵をあらかじめ冷蔵庫の外に出し、常温にしておきます。
• 鍋に卵と、卵がひたるぐらいの水を入れ、火にかけます。卵を時々菜箸でひっくり返しながら温めます。
• 沸騰したら弱火にし、７分ゆでます。
• 7分経ったら卵を冷水につけ、殻を割ります。

5.読者目線で文章を書く

最後のポイントは「読者目線で書く」というものです。次の例文をお読みください。印刷通販サイトで、一般の方向けに印刷用紙の厚さを説明した文章です。

「<印刷用紙の厚さについて>　四六判73kgは厚さ0.09mm程度、四六判135kgは厚さ0.17mm程度です。用途に合わせた紙をお選びください。」

サイト運営者側は印刷用紙に詳しいため、この説明でも違和感がないのかもしれません。しかし一般の方は「0.09mm」などと説明されてもピンとこないでしょう。

書いた文章は一旦ターゲット目線で読み返し、相手に伝わらなそうな言い回しや専門用語がないかチェックしましょう。
例文を修正すると次のようになります。

「<印刷用紙の厚さについて>　四六判73kgはコピー用紙と同程度、四六判135kgは一般的なポスターと同程度の厚みです。用途に合わせた紙をお選びください。」

まとめ

以上、伝わりやすい文章を書くための基本ポイントでした。
ぜひお仕事に活かしていただけると嬉しいです。

ではでは、K2でした。